致年轻法务:记录和谈判的技巧

作者:Francis 发布时间:August 26, 2013 分类:法律相关

致年轻法务:记录和谈判的技巧

By Jason Mosley, Alexander Bernshteyn  作者:詹森·莫斯利,亚历山大·波什迪恩

想要避开给业务交易带来不必要麻烦的常见陷阱,年轻公司法务首先要关注团队工作,关注组织和记录。

独特的定价模式,飞速发展的技术创新,不断增加的政府规定,让商业协议越来越复杂,这种复杂性不断地被转化为对公司法务的挑战,因为法务肩负着恰当组织和记录合同谈判活动的职责。虽然年轻公司法务能够理解要准确清晰地将业务交易意图转化为书面形式的概念,但为了避开给业务交易带来不必要麻烦的常见陷阱,经验丰富的法务仍然需要继续关注,确保他们的交易得到用心安排和适当记录。在了解这些以后,年轻公司法务应该明白业务交易活动是一项团队活动,必须恰当地组织和记录谈判过程,谈判动态也是所有交易不可分割的一部分。

业务交易是一项团队活动

公司法务很少发起业务交易。业务部门的同事在业务进行到合适的时机时会让法务参与进来,通常是在交易双方开始起草书面协议之时。在法务参与交易的时候,双方关系已经存在,也已经讨论过商业问题,一些交易期望也已定型。正因如此,法务在讨论法律问题前需要做的第一件事就是了解先前业务进展状况,以更好地安排和记录交易。为了了解先前已有的双方关系、业务陈述和时间表,展开内部讨论是必不可少的。

年轻公司法务还需要学习什么时候应该让特定领域的专家参与交易。就像法务在恰当时机介入交易一样,年轻公司法务必须掌握何时何地招募额外的业务或技术团队成员。法务主要负责审查和记录书面协议,如果在没有取得适当建议时做出业务决策可能会不太恰当,甚至不利于交易发展。正是因为前述情况,年轻法务需谨记适当引入内部特定领域的专家来解决操作、商业或者管理问题。

借助相关专家提出的见解,年轻公司法务不仅可以从更综合与实务的角度处理许多内部问题,提高自身的谈判地位,还能够使他们认识到自己没有恰当地记录商业意图,或者承担不可实行的或者行政上繁琐的技术或者操作职责。如果让有经验的法务来承担,这可能存在风险,但对于年轻法务来说,这完全不是在冒险。

适当记录谈判过程中的问题

适当记录交易需要高度集中关注宏观层面(建立通用合同框架)和微观层面(在一定程度上注意选择和精确语言有时可能会令业务同事大吃一惊)。在记录交易过程中如果未尽到必需注意义务,大部情况下会导致发生不必要的麻烦与讨论。因此,为避免这些担忧,第一件事就是要确保各方的修订被突出显示(通常使用“修订模式”),然后全面解释所列注释和注解。如果没有进行这一基本步骤,很可能导致一定程度上的不信任或失望。

年轻法务还需采取措施确保内部和外部起草者和审阅者正在关注的是同一份文件(即版本控制)。如果内部和外部各方正在同时审阅问题,很重要的一点是保证各方关注的都是同一版本的文件。只有确认发出的是合适的版本,对方才能对最新版本进行回应。如果审阅的是错误的文件,不仅浪费了珍贵的时间,对方法务和特定领域的专家还会在某一程度上感到失望,因为粗心的失误,他们需要再次重复不必要的工作。为了更好地识别版本,年轻公司法务更应该使用文件命名的方法,建立文件储藏室。如果能够花点时间正确记录交易过程,许多处理裁员和混乱状况(例如不断增加的时间期限和紧张的人际关系)的成本都可以省下来。

谈判动态的重要性

在完成一次或多次审阅交易文件(“红线标注”)后,交易双方通常召集在一起处理一些尚未摆平的问题。因为在起草阶段的谈判中,法务通常起到主导作用,所以与内部团队成员私下的沟通讨论对法务来说极其重要。尤其是年轻法务更需确保业务同事了解需要解决的业务、操作和财务问题。

在会议开始之时,年轻公司法务首先应该确认每个人都在使用同一份文件。在会议中,应该用心记录一些讨论要点:协议的关键点、操作问题、所做的陈述、各方后续职责、还有内部决策者不断增加的问题。会议结束之后,还需进行的是内部会议,旨在强调所有主要问题,回答问题,以及列清“待办事项”。虽然前述内容可能比较耗时,开始也觉得比较累赘,但是通过这些工作整理出来的信息对于整个业务交易的价值不可估量。

 总结

对于年轻公司法务来说,出色完成业务交易的谈判与记录开始可能会很困难,但是通过请教特定领域的专家,恰当记录谈判过程,谨记谈判动态的重要性就能够比较轻松地解决交易中的典型障碍。如果未能做到上述内容,则必然会增大交易的难度与复杂性。

 

文章来源法秀

标签: 法律实务, 法务, 谈判, 技巧

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